Projectbeheersing met big data

Het Worldcafé van USG Finance over big data beleefde tijdens de Nationale Controllersdag op 9 juni 2016 alweer zijn derde editie.

Worldcafé USG Finance tijdens Nationale Controllersdag over big data

Voortrekkersrol voor controller bij projectbeheersing met big data

 

Het Worldcafé van USG Finance over big data beleefde tijdens de Nationale Controllersdag op 9 juni jl. alweer zijn derde editie. De sessie blijft onverminderd populair: wederom volgeboekt. Financials sparren graag op een interactieve manier met elkaar over actuele ontwikkelingen in hun vak. Dit keer stond big data in het kader van projectbeheersing centraal. Wat USG Finance betreft, is er op dit vlak bij uitstek voor controllers een voortrekkersrol weggelegd. | Door Bianca Minkman

 

 

Voorafgaand aan de debatten bakenden de consultants van USG Finance, Eveline Selman en Remco Blomsma, eerst de definities van projecten en big data af. Een project is een tijdelijke organisatie met als doel een projectplan te verwezenlijken. Projectbeheersing richt zich op het zo beheerst mogelijk realiseren van het doel. Bij big data gaat het om grote hoeveelheden ongestructureerde gegevens die steeds sneller op je af komen. Om te kijken naar een grotere mate van beheersing van projecten is de informatiebehoefte relevant: op welke onderzoeksvragen zoeken we een antwoord en welke informatie is hiervoor nodig? Dit is een uiterst belangrijke stap omdat anders het gevaar dreigt dat je door de hoeveelheid data je focus verliest en te veel in details verzandt. De uitdaging voor de controller is uit al deze data de juiste informatie te destilleren om daarmee de onderzoeksvraag te beantwoorden. Zo kan de controller met behulp van big data proactief een positieve bijdrage leveren aan projectbeheersing. Om dit te illustreren, had USG Finance Dennis Verbeek, Business Unit Controller van VolkerWessels Telecom, uitgenodigd om te vertellen over het effect van nieuwe ontwikkelingen rond big data op het bedrijf. Verbeek gaf een aantal sprekende voorbeelden uit zijn praktijk over wat je met big data in projecten kunt doen.

 

Drones in de telecom
Een groot risico bij telecomprojecten is kabelschade bij graafwerkzaamheden met onderbreking van diensten voor klanten tot gevolg. Het probleem is dat het ondergrondse netwerk van kabels (vooral in het verleden) niet goed is gedocumenteerd waardoor niet voldoende bekend is waar welke kabels liggen (en of er kabels liggen). VolkerWessels Telecom heeft de projectorganisatie MapXact opgezet als apart bedrijf om de projectrisico’s te verlagen door het kabelnetwerk beter in kaart te brengen. Inmiddels gaan de ontwikkelingen ook in de bouwwereld erg snel. Er zijn nu goede technische mogelijkheden om bestaande kabels in de grond te markeren met zogenoemde ‘RFID-tags.’ Zo weet VolkerWessels Telecom zonder dat de grond open hoeft, waar de kabels in de grond liggen. Dat scheelt uiteraard veel zoekwerk! Verbeek verwacht dat ook drones een groot effect zullen hebben binnen de telecomsector. Het werk van uitvoerders zal drastisch gaan veranderen. Groot voordeel is dat je met behulp van drones veel meer kunt zien, vanuit verschillende perspectieven. Bovendien hoef je minder op locatie te zijn. Al met al een enorme verhoging in efficiëntie.
Ook heeft VolkerWessels Telecom in de bestaande organisatie een big data-project uitgevoerd om de efficiëntie van routes van monteurs en dus het projectrendement te verhogen. Waarom maakten bepaalde monteurs meer stops bij het magazijn dan andere monteurs? Aanvankelijk hadden de metingen een positief effect (efficiëntere routes en minder magazijnstops), maar het effect was niet blijvend. Het antwoord op de waarom-vraag was niet uit de big data te herleiden. Daarvoor waren gesprekken met monteurs nodig. Uiteindelijk gaat het toch om het verhaal achter de cijfers.

 

‘De controller is bij uitstek degene die kan sparren op het niveau van de projectleider’

Meer gegevens, betere control?
Tijdens de discussies aan de debattafels kwamen de verhalen achter de cijfers los. De eerste stelling luidde: ‘Over tien jaar is alle informatie beschikbaar en dus bestaan er geen projectrisico’s meer.’ Dat vonden de deelnemers toch wat te kort door de bocht. De toekomst zal steeds beter voorspeld kunnen worden op basis van historische data maar alle risico’s uitbannen is niet mogelijk. Je hebt immers altijd te maken met externe factoren, interpretaties en menselijk gedrag. En hoe zit het met de betrouwbaarheid van bronnen? Ook leefde er de vrees voor ‘data-afhankelijkheid’ en schijnzekerheid: meer data is geen garantie voor betere sturing. De noodzaak voor afbakening van de onderzoeksvraag neemt bovendien toe, aangezien je niet alles kunt onderzoeken. Veel deelnemers herkenden de potentiële valkuil: meer gegevens betekent niet per se beter in control… 

 

Leereffecten
De tweede stelling luidde dat de big data die projecten opleveren mogelijk onverwachte leereffecten voor de beheersing van huidige en toekomstige projecten bieden. De reacties varieerden van: ‘Hoe meer je weet, hoe meer je leert’ tot ‘Bij een organisatie waar een tunnelvisie heerst, kan van onverwachte leereffecten geen sprake zijn.’ Vaak genoemd werd ook de valkuil alles te willen beheersen en te veel met incidenten bezig te zijn.

 

De stelling leidde tot discussie rond uiteenlopende praktijkvoorbeelden. Aan de tafel met deelnemers uit het onderwijs werd geopperd om social media (als vorm van big data) te betrekken in de analyse waarom studenten met een studie stoppen (bijvoorbeeld privé-omstandigheden, die zijn niet te herleiden uit de huidige vragen in ‘exit-enquêtes’). Maar is dat een leereffect om de projectbeheersing te vergroten? Bij een andere discussietafel werden onderhoudsprojecten aangehaald als voorbeeld. Bij het maaien van hoog gras werden lage elektriciteitskastjes nogal eens over het hoofd gezien wat zorgde voor een onvoorziene tegenvaller in het project. Het leereffect: koppel de locaties van elektriciteitskastjes proactief aan onderhoudsprojecten. Dit zou kunnen zorgen voor een betere projectbeheersing. Maar weegt dit op tegen de kosten van het registreren van alle locaties?

 

Nieuwe vaardigheden
Remco Blomsma (USG Finance) ziet de praktijk terug in de discussies: ‘Het koppelen van big data aan projecten is vaak lastig omdat er geen sprake is van ‘kant-en-klare informatie.’ Data analyseren en interpreteren is wel een sterk punt van controllers dus zij zijn bij uitstek degenen die op het niveau van de projectleider kunnen sparren.’ Blomsma wijst er wel op dat om big data goed te kunnen analyseren, controllers niet meer kunnen volstaan met Excel. Big data zijn per definitie namelijk ongestructureerd. Ook is focus nog belangrijker geworden om in de analyse niet afgeleid te worden door incidenten, zoals aan de debattafels al naar voren kwam. Blomsma: ‘De controller zal meer dan ooit nieuwe vaardigheden moeten ontwikkelen, zoals het proactief aandragen van nieuwe stuurvariabelen en het vertalen van big data naar het antwoord op de onderzoeksvraag in projecten. Samen met onze IT-partner hebben wij VolkerWessels Telecom geholpen deze vertaalslag te maken. Wij dagen controllers uit om een voortrekkersrol op te pakken om big data in te zetten voor een betere projectbeheersing.’

 

‘Begin met het eind voor ogen’

Erik Verboeket RA MGA, docent o.a. Bedrijfseconomie Hogeschool Stenden: Hoewel Erik Verboeket ook in de accountancy in het bedrijfsleven heeft gewerkt, bezocht hij de Nationale Controllersdag wellicht met een iets andere blik dan de ‘doorsnee-bezoeker’, meestal een controller. Als docent aan de Stenden Hogeschool te Emmen in diverse vakken (Bedrijfseconomie-Administratieve Organisatie-Management-Bedrijfsadministratie) is hij vooral geïnteresseerd in actuele ontwikkelingen in het vak, zoals big data, met het oog op ontwikkeling van het curriculum. ‘Big data is zeker een belangrijk thema voor de controller van de toekomst. Data-analyse keert weer terug als vak: hoe zit een database in elkaar, SQL queries uitvoeren en vooral: begin met het eind voor ogen. Oftewel: zorg dat je als controller niet in de ballenbak van big data verzandt maar verzamel eerst de vragen waar je nu geen antwoord op hebt. Ga dan gericht zoeken in big data. Dit willen wij onze studenten meegeven. En ook een pro-actieve houding om met informatie uit analyses van big data een projectleider beter te kunnen adviseren. Niet sturen, de eindverantwoordelijkheid hoort bij de projectleider te blijven.’

 

‘Er blijven altijd risico’s die zich niet laten managen door big data’

Gerjan de Jong, Manager Control bij Achmea: ‘Big data is een actueel thema. Veel bedrijven zijn bezig om hun datahuishouding te herstructureren zodat er een beter klantbeeld ontstaat. Ook Achmea Bank is aan het investeren in een nieuwe business intelligence omgeving. Als eigenaar van het datawarehouse kijk ik kritisch naar de keuzes die we daarbij maken. Het is lastig om een goede afweging te maken tussen de wensen van de gebruikers enerzijds en de daarbij behorende investeringskosten en doorlooptijd anderzijds. Als je rekening houdt met alle wensen dan gaat het veel te lang duren voordat je gebruik kunt maken van de nieuwe inzichten. Er dient een scherp beeld te zijn van wat een organisatie met haar data wil realiseren om voldoende focus te houden en het business intelligence project succesvol af te ronden. Die focus is ook nodig omdat er als gevolg van big data ook nieuwe risico’s zullen worden geïdentificeerd, die voor het ‘big data-tijdperk’ niet bekend waren. Het inzicht in projectrisico’s zal dus toenemen. Er zullen echter altijd risico’s blijven die zich niet laten managen door big data en dus zal er ook altijd werk blijven voor goede projectleiders.’

 

Bewaren

Om deze website goed te laten functioneren maken we gebruik van cookies. Bekijk ons cookiebeleid. Instellingen Direct Accepteren
sluiten